Danh sách kiểm tra khi bàn giao máy tính cho nhân viên mới

Danh sách dưới đây dành cho doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên kỹ thuật riêng. Bạn có thể sao chép vào quy trình nội bộ và bỏ các mục không áp dụng.

1. Chuẩn bị trước khi cài

• Ghi tên người nhận máy, phòng ban và ngày bắt đầu.
• Ghi mã tài sản, số sê-ri, model và tình trạng ngoại hình.
• Xác định ứng dụng thật sự cần cho công việc.
• Chuẩn bị tài khoản email và giấy phép Microsoft 365 nếu có.
• Chỉ định người giữ quyền quản trị và người hỗ trợ khi có sự cố.

2. Kiểm tra Windows và thiết bị

Máy dùng Windows 10: hỗ trợ miễn phí đã kết thúc ngày 14/10/2025. Trong năm 2026, nên đánh giá khả năng nâng cấp Windows 11 hoặc đổi máy trước khi bàn giao cho nhân viên mới.

3. Tạo tài khoản và gán bản quyền đúng người

1. Tạo tài khoản riêng theo tên nhân viên; không dùng chung tài khoản của người cũ.
2. Gán đúng gói Microsoft 365 hoặc ứng dụng mà vị trí công việc cần.
3. Yêu cầu đổi mật khẩu trong lần đăng nhập đầu và bật xác minh nhiều bước nếu tổ chức áp dụng.
4. Đăng nhập Office bằng đúng tài khoản được cấp, sau đó kiểm tra trạng thái sản phẩm.
5. Ghi lại ai đang giữ quyền quản trị; tài khoản làm việc hằng ngày không nên mặc định là quản trị viên nếu không cần.

Ứng dụng nên cài theo vai trò

• Văn phòng: Word, Excel, PowerPoint, Outlook và công cụ họp.
• Kế toán: phần mềm kế toán, chữ ký số và trình duyệt tương thích.
• Bán hàng: CRM, công cụ chat và kho tài liệu được phân quyền.
• Thiết kế hoặc kỹ thuật: chỉ cài phần mềm chuyên môn có giấy phép phù hợp.

4. Bảo vệ dữ liệu và chuẩn bị khôi phục

• Bật sao lưu tự động các thư mục công việc cần thiết lên OneDrive hoặc nơi lưu trữ của công ty.
• Tạo một file thử và kiểm tra file đã xuất hiện trên web.
• Nếu máy bật tính năng mã hóa dữ liệu BitLocker, lưu khóa khôi phục ở nơi công ty kiểm soát.
• Bật khóa màn hình tự động và thiết lập mã PIN đăng nhập.
• Không gửi mật khẩu, mã kích hoạt hoặc khóa khôi phục BitLocker qua nhóm chat thông thường.

5. Kiểm tra sử dụng thực tế

• Gửi và nhận một email thử.
• Mở, sửa và lưu một file Office thử.
• Tham gia cuộc họp thử; kiểm tra camera, micro và loa.
• Kết nối máy in, màn hình ngoài hoặc VPN nếu công việc cần.
• Khởi động lại máy một lần để chắc rằng không còn quá trình cài đặt dang dở.

6. Nội dung biên bản bàn giao

• Thông tin máy và phụ kiện đi kèm.
• Tình trạng ngoại hình, pin và các lỗi đã biết.
• Tên tài khoản công việc; không ghi mật khẩu vào biên bản.
• Danh sách phần mềm đã cấp và người chịu trách nhiệm gia hạn.
• Nơi lưu dữ liệu công việc và kênh yêu cầu hỗ trợ.
• Trách nhiệm hoàn trả máy và dữ liệu khi nghỉ việc.

Kiểm tra lần cuối trước khi nhân viên ký nhận

• □ Đăng nhập được Windows và email
• □ Office hiển thị đúng tài khoản
• □ File thử đã đồng bộ
• □ Camera, micro, loa và máy in hoạt động
• □ Khóa khôi phục đã được lưu
• □ Có biên bản, mã tài sản và kênh hỗ trợ

Câu hỏi thường gặp