Đầu năm 2026, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch tiếp tục lập đoàn kiểm tra việc chấp hành pháp luật về quyền tác giả tại doanh nghiệp, tập trung vào khối công nghệ thông tin, thương mại điện tử và dịch vụ internet. Nhiều công ty khi bị nhắc đến mới đi tìm hiểu mình đang đứng ở đâu về mặt pháp lý. Bài này tóm tắt các quy định hiện hành và những gì doanh nghiệp cần chuẩn bị.
Căn cứ pháp lý hiện hành
- Luật Sở hữu trí tuệ (đã sửa đổi, bổ sung) — xác định phần mềm máy tính là đối tượng được bảo hộ quyền tác giả.
- Nghị định 341/2025/NĐ-CP — quy định mức xử phạt vi phạm hành chính về quyền tác giả, quyền liên quan, trong đó có hành vi sao chép, sử dụng phần mềm không có bản quyền.
- Điều 225 Bộ luật Hình sự — quy định trách nhiệm hình sự khi hành vi xâm phạm quyền tác giả đạt mức nghiêm trọng (lợi bất hợp pháp hoặc thiệt hại lớn, tái phạm nhiều lần).
Mức phạt hành chính áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp
Theo Điều 16 Nghị định 341/2025/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với tổ chức sử dụng phần mềm không có bản quyền được tính theo giá trị lợi bất hợp pháp hoặc thiệt hại, cụ thể:
- 10 – 20 triệu đồng: lợi bất hợp pháp dưới 20 triệu đồng hoặc thiệt hại dưới 40 triệu đồng.
- 20 – 40 triệu đồng: lợi bất hợp pháp từ 20 – 40 triệu đồng hoặc thiệt hại 40 – 80 triệu đồng.
- 40 – 60 triệu đồng: lợi bất hợp pháp từ 40 – 60 triệu đồng hoặc thiệt hại 80 – 120 triệu đồng.
- 60 – 100 triệu đồng: lợi bất hợp pháp từ 60 – 100 triệu đồng hoặc thiệt hại 120 – 200 triệu đồng.
Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn bị buộc gỡ bỏ phần mềm vi phạm và nộp lại khoản lợi bất hợp pháp thu được. Đây là mức phạt hành chính; số tiền thực tế còn phụ thuộc vào kết luận của đoàn kiểm tra với từng trường hợp cụ thể.
Khi nào chuyển sang trách nhiệm hình sự
Theo Điều 225 Bộ luật Hình sự, nếu hành vi xâm phạm quyền tác giả phần mềm đạt mức nghiêm trọng, tổ chức vi phạm (pháp nhân thương mại) có thể bị phạt tiền từ 500 triệu đến 2 tỷ đồng, hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 6 đến 24 tháng; mức phạt có thể lên đến 2 – 5 tỷ đồng nếu phạm tội nhiều lần hoặc lợi bất hợp pháp từ 300 triệu đồng trở lên. Đây là mức trần áp dụng cho vi phạm ở quy mô lớn, không phải mức phạt phổ biến, nhưng là rủi ro thực tế nếu doanh nghiệp để tình trạng dùng phần mềm lậu kéo dài trên diện rộng.
Đoàn kiểm tra thường yêu cầu xuất trình gì
Khi làm việc với doanh nghiệp, đoàn kiểm tra thường rà soát phần mềm đang cài trên từng máy và đối chiếu với hồ sơ mua hàng. Giấy tờ cần chuẩn bị sẵn gồm:
- Hóa đơn hoặc hợp đồng mua phần mềm, đứng tên đúng doanh nghiệp.
- Danh sách máy tính và phần mềm đang cài trên từng máy.
- Chứng từ thanh toán tương ứng với từng giấy phép.
Xem chi tiết cách lưu hồ sơ trong Hóa đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi có đợt kiểm tra
- Rà soát toàn bộ máy đang dùng, liệt kê phần mềm đã cài và đối chiếu với giấy phép đang có. Xem 7 bước tự rà soát phần mềm.
- Kiểm tra lại tình trạng kích hoạt của Windows và Office trên từng máy, đặc biệt máy cũ hoặc máy nhận bàn giao từ nhân viên nghỉ việc. Xem cách kiểm tra Windows đã kích hoạt.
- Gom hóa đơn về một đầu mối thay vì để rải rác trong email cá nhân của từng nhân viên.
- Mua bổ sung phần còn thiếu trước khi bị nhắc, thay vì xử lý gấp khi đã có thông báo kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người có thuộc diện kiểm tra không?
Có thể, đoàn kiểm tra không giới hạn theo quy mô mà theo lĩnh vực hoạt động và có thể theo phản ánh, khiếu nại. Doanh nghiệp quy mô nào cũng nên có hồ sơ bản quyền đầy đủ.
Mua phần mềm giá rẻ, key trôi nổi có tính là có bản quyền không?
Không. Key không rõ nguồn gốc, không đứng tên doanh nghiệp và không có hóa đơn hợp lệ vẫn được xem là chưa có bản quyền hợp pháp. Xem 6 điều cần kiểm tra trước khi mua mã kích hoạt giá rẻ.
Nếu phát hiện thiếu bản quyền thì nên xử lý ra sao?
Nên chủ động mua bổ sung và lưu hồ sơ ngay, thay vì chờ đến khi có đoàn kiểm tra mới xử lý. Việc chủ động khắc phục trước luôn thuận lợi hơn nhiều so với xử lý khi đã bị lập biên bản.
Nếu công ty bạn chưa chắc chắn về tình trạng bản quyền hiện tại, Bản Quyền Máy Tính có thể hỗ trợ rà soát và tư vấn mua bổ sung đúng loại, đúng số lượng.