Khi công ty mua nhiều giấy phép cùng lúc, có mấy cách mua khác nhau và giá chênh nhau đáng kể. Bài này giải thích ba con đường phổ biến ở Việt Nam, để doanh nghiệp biết mình đang được chào theo kiểu nào.
Ba con đường mua
1. Mua lẻ như người tiêu dùng
Mỗi máy một hộp hoặc một khoá. Giá bán lẻ, giấy tờ rời rạc, quản lý bằng cách ghi vào file Excel. Phù hợp dưới 5 máy.
2. Mua theo số lượng qua đại lý
Doanh nghiệp đăng ký một lần, sau đó mua theo nhu cầu và được hưởng giá theo bậc số lượng. Điểm khác biệt lớn nhất không phải giá mà là hồ sơ: một xác nhận cấp phép cho nhiều máy, tra cứu lại được, không phụ thuộc vào việc còn giữ hộp hay không.
3. Mua theo thuê bao qua nhà cung cấp dịch vụ
Trả theo tháng hoặc theo năm, tăng giảm số lượng linh hoạt. Phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự biến động, hoặc dùng nhiều dịch vụ đám mây.
So sánh nhanh
| Mua lẻ | Theo số lượng | Thuê bao | |
|---|---|---|---|
| Quy mô hợp lý | Dưới 5 máy | Từ 5 máy trở lên | Nhân sự biến động |
| Giá trên mỗi máy | Cao nhất | Giảm theo bậc | Theo tháng, cộng dồn cao hơn nếu dùng lâu |
| Hồ sơ | Rời rạc | Tập trung, tra cứu được | Tập trung |
| Tăng giảm số lượng | Mua thêm từng cái | Mua bổ sung theo bậc | Tăng giảm hằng tháng |
| Ghi nhận kế toán | Chi phí lẻ | Tài sản hoặc chi phí trả trước | Chi phí định kỳ |
Điểm quan trọng nhất: giấy phép đứng tên ai
Với doanh nghiệp, đây là câu hỏi phải hỏi trước khi hỏi giá. Giấy phép mua theo số lượng đứng tên pháp nhân công ty, tra cứu lại được ở hệ thống của hãng kể cả khi người phụ trách IT đã nghỉ việc.
Giấy phép mua lẻ bằng tài khoản cá nhân của nhân viên thì về nguyên tắc không thuộc về công ty — và đây là chỗ nhiều công ty phát hiện ra quá muộn. Xem thêm Hoá đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?
Ba câu nên hỏi bất kỳ nhà cung cấp nào
- Giấy phép sẽ đứng tên ai? Nếu câu trả lời không phải tên công ty mình, hỏi tiếp vì sao.
- Có hoá đơn VAT không? Không có hoá đơn thì không đưa vào chi phí được, và cũng không chứng minh được khi cần.
- Tra cứu lại giấy phép bằng cách nào? Sau ba năm, người phụ trách đã đổi, cần biết đường tra lại.
Khi nào nên gom vào một đợt
Gom nếu: sắp tới có kế hoạch mua thêm máy, hoặc nhiều giấy phép sắp hết hạn trong cùng quý, hoặc công ty cần hồ sơ đầy đủ cho hồ sơ thầu.
Không cần gom nếu: số lượng nhỏ và không có nhu cầu phát sinh — mua đúng cái đang cần vẫn hơn mua dư để đạt bậc giá.
Cách chuẩn bị để lấy báo giá đúng ngay lần đầu
Gửi cho nhà cung cấp bốn thông tin: danh sách phần mềm và phiên bản, số lượng từng loại, tên và mã số thuế công ty, và thời điểm cần bàn giao. Thiếu một trong bốn thì báo giá sẽ phải làm lại.
Nếu chưa có danh sách, bắt đầu từ đây: Tự rà soát phần mềm năm 2026: 7 bước cho doanh nghiệp nhỏ.
Gọi 1900 9460 để được tư vấn theo đúng quy mô. Xem toàn bộ sản phẩm tại Danh mục phần mềm.
Hỏi nhanh đáp gọn
Công ty bao nhiêu máy thì nên mua theo số lượng?
Từ khoảng 5 máy trở lên. Điểm lợi lớn nhất không phải giá mà là hồ sơ tập trung, tra cứu lại được kể cả khi người phụ trách đã nghỉ việc.
Giấy phép mua bằng tài khoản cá nhân của nhân viên có thuộc về công ty không?
Về nguyên tắc là không. Giấy phép nên đứng tên pháp nhân công ty để đưa vào chi phí và chứng minh được khi cần.
Cần chuẩn bị gì để lấy báo giá số lượng lớn?
Danh sách phần mềm và phiên bản, số lượng từng loại, tên và mã số thuế công ty, và thời điểm cần bàn giao.