Phần mềm thiết kế và kỹ thuật là nhóm dễ mua sai nhất, vì cách cấp phép thay đổi nhiều trong mấy năm gần đây và mỗi hãng làm một kiểu. Bài này gom lại những điểm doanh nghiệp cần biết trước khi lấy báo giá.
Ba kiểu cấp phép đang tồn tại song song
- Thuê bao theo người dùng — phổ biến nhất hiện nay. Gán cho một người, người đó cài trên nhiều máy nhưng chỉ dùng một máy tại một thời điểm.
- Mua đứt theo máy — vẫn còn ở một số phần mềm. Gắn với máy, dùng vĩnh viễn phiên bản đã mua, không có bản cập nhật lớn.
- Giấy phép dùng chung trong mạng — một số giấy phép đặt trên máy chủ, ai cần thì “mượn”, trả lại khi đóng phần mềm. Hợp với đội có nhiều người nhưng ít khi dùng cùng lúc.
Đếm theo người hay theo máy — hỏi một câu là ra
Câu hỏi: có bao nhiêu người mở phần mềm cùng một lúc vào giờ cao điểm?
Đội 10 người nhưng chỉ 4 người vẽ cùng lúc thì giấy phép dùng chung trong mạng có thể rẻ hơn nhiều so với mua 10 thuê bao. Ngược lại, đội 4 người mà cả 4 vẽ suốt ngày thì thuê bao theo người là đúng.
Đây là chỗ đáng bỏ một buổi để đếm thật, vì chênh lệch thường tính bằng chục triệu mỗi năm.
Máy trạm mạnh không thay được giấy phép
Hiểu lầm hay gặp ở các xưởng: mua một máy cấu hình rất mạnh rồi cho nhiều người dùng chung qua điều khiển từ xa. Về giấy phép, mỗi người dùng phần mềm vẫn cần quyền sử dụng riêng — cách làm đó không giảm số giấy phép, mà còn kéo thêm nhu cầu giấy phép Remote Desktop.
Chi tiết phần Remote Desktop: Mua bao nhiêu CAL cho Windows Server?
Bản giáo dục và bản dùng thử không dùng cho việc kinh doanh
Nhiều phần mềm thiết kế có bản miễn phí cho sinh viên và giáo viên. Bản đó có điều khoản ghi rõ chỉ dùng cho học tập; dùng để làm hồ sơ thiết kế bán cho khách là vi phạm, và file xuất ra thường có dấu nhận biết.
Đây là rủi ro thật với các công ty nhỏ mới thành lập từ nhóm bạn cùng học — dễ mang thói quen dùng bản sinh viên sang việc kinh doanh mà không nghĩ đến.
Phiên bản cũ và khả năng mở file
Với phần mềm thiết kế, phiên bản có ý nghĩa thực tế hơn ở phần mềm văn phòng: bản cũ thường không mở được file do bản mới tạo ra. Nếu công ty làm việc với đối tác hoặc chủ đầu tư, phiên bản phải theo được bên gửi file.
Đây là lý do chính khiến nhiều xưởng chuyển từ mua đứt sang thuê bao: không phải vì thích trả tiền hằng năm, mà vì bị buộc phải theo phiên bản.
Bốn thứ cần chuẩn bị trước khi lấy báo giá
- Danh sách phần mềm và phiên bản đang dùng.
- Số người dùng, và số người dùng cùng lúc.
- Có làm việc với file của đối tác không, đối tác dùng phiên bản nào.
- Có cần hoá đơn VAT và hợp đồng kinh tế không — với hồ sơ thầu thì thường có.
Hồ sơ giấy tờ
Với các gói doanh nghiệp mua qua đại lý trong nước, bộ hồ sơ gồm hoá đơn VAT tên công ty, xác nhận cấp phép và biên bản bàn giao. Nếu công ty tham gia thầu, đây là phần hồ sơ năng lực thường bị hỏi tới. Xem thêm Hoá đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?
Cần rà theo danh sách phần mềm thật của xưởng, gọi 1900 9460. Xem sản phẩm tại mục Ứng dụng chuyên ngành.
Hỏi nhanh đáp gọn
Nên mua thuê bao theo người hay giấy phép dùng chung trong mạng?
Đếm số người mở phần mềm cùng lúc vào giờ cao điểm. Nếu số đó nhỏ hơn nhiều so với tổng số người, giấy phép dùng chung trong mạng thường rẻ hơn.
Cho nhiều người dùng chung một máy mạnh qua điều khiển từ xa có tiết kiệm giấy phép không?
Không. Mỗi người dùng phần mềm vẫn cần quyền sử dụng riêng, và cách làm này còn phát sinh thêm nhu cầu giấy phép Remote Desktop.
Dùng bản sinh viên để làm việc cho khách có được không?
Không. Bản giáo dục có điều khoản chỉ dùng cho học tập, và file xuất ra thường có dấu nhận biết.
Vì sao nhiều xưởng chuyển từ mua đứt sang thuê bao?
Vì bản cũ thường không mở được file do bản mới tạo ra. Khi làm việc với đối tác hoặc chủ đầu tư, phiên bản phải theo được bên gửi file.