Email công ty có hai đường đi: dùng dịch vụ đám mây trả theo người theo tháng, hoặc dựng máy chủ mail đặt tại công ty. Bài này so hai đường theo những khoản mà bảng giá không ghi.
Hai mô hình
- Đám mây — Microsoft vận hành, công ty trả theo số hộp thư. Không cần máy chủ, không cần người quản trị chuyên trách.
- Máy chủ tại chỗ — công ty tự đặt máy chủ mail trong văn phòng hoặc thuê chỗ đặt. Cần giấy phép phần mềm máy chủ, CAL cho người dùng, và người biết vận hành.
So sánh những khoản bảng giá không ghi
| Đám mây | Máy chủ tại chỗ | |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Gần như không | Máy chủ, giấy phép, CAL, công lắp đặt |
| Chi phí hằng năm | Theo số hộp thư | Điện, bảo trì, gia hạn hỗ trợ |
| Cần người quản trị | Không bắt buộc | Có, và phải là người biết việc |
| Mất điện, mất mạng văn phòng | Email vẫn chạy | Email dừng |
| Sao lưu | Nhà cung cấp lo hạ tầng; công ty vẫn nên sao lưu riêng | Công ty tự lo hoàn toàn |
| Dung lượng hộp thư | Theo gói | Theo ổ đĩa mình mua |
| Kiểm soát dữ liệu | Dữ liệu nằm ở trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp | Dữ liệu nằm trong văn phòng |
Ba khoản hay bị bỏ sót khi tính máy chủ tại chỗ
- CAL cho từng người dùng, tách riêng khỏi giá phần mềm máy chủ. Cách đếm giống CAL của Windows Server: xem tại đây.
- Giấy phép Windows Server cho chính cái máy chạy dịch vụ mail, cộng CAL của nó.
- Thời gian người phụ trách. Máy chủ mail là thứ hỏng vào lúc bất tiện nhất, và khi email cả công ty dừng thì mọi việc khác dừng theo.
Cộng đủ ba khoản này, điểm hoà vốn thường xa hơn nhiều so với ước tính ban đầu.
Khi nào máy chủ tại chỗ vẫn hợp lý
- Có yêu cầu bắt buộc dữ liệu phải nằm trong nước hoặc trong nội bộ, theo hợp đồng với đối tác hoặc theo quy định ngành.
- Đã có sẵn máy chủ, có sẵn người vận hành, và đường truyền ổn định.
- Cần tích hợp sâu với hệ thống nội bộ mà dịch vụ đám mây không đáp ứng.
Khi nào đám mây gần như luôn đúng
- Dưới 50 người và không có người phụ trách IT toàn thời gian.
- Nhân viên làm việc nhiều nơi, dùng điện thoại để xem mail.
- Công ty đang tăng hoặc giảm quân số — số hộp thư điều chỉnh theo tháng được.
Mô hình lai
Có cách thứ ba: phần lớn nhân viên dùng hộp thư đám mây, một nhóm nhỏ có yêu cầu đặc thù dùng hệ thống nội bộ. Mô hình này phức tạp hơn về vận hành nhưng giải được các ràng buộc ngành mà vẫn giữ chi phí hợp lý cho đa số.
Ba việc nên làm dù chọn đường nào
- Tên miền phải do công ty đứng tên, không để tên nhân viên hay bên làm website. Đây là tài sản gốc của toàn bộ hệ thống email.
- Có quy trình thu hồi hộp thư khi nhân viên nghỉ. Xem checklist bàn giao.
- Sao lưu riêng. Dù dùng đám mây, dữ liệu bị xoá nhầm vẫn là dữ liệu bị mất sau thời hạn lưu tạm.
Cần so hai phương án theo đúng số người và ràng buộc của công ty mình, gọi 1900 9460. Xem sản phẩm tại mục Microsoft 365 & Office và Hệ điều hành & Server.
Hỏi nhanh đáp gọn
Email công ty nên dùng đám mây hay máy chủ tại chỗ?
Dưới 50 người và không có người phụ trách IT toàn thời gian thì đám mây gần như luôn đúng. Máy chủ tại chỗ hợp lý khi có ràng buộc bắt buộc dữ liệu nằm nội bộ hoặc đã có sẵn hạ tầng và người vận hành.
Dựng máy chủ mail cần những giấy phép gì?
Giấy phép phần mềm máy chủ mail, CAL cho từng người dùng, cộng giấy phép Windows Server cho chính máy đó và CAL của Windows Server.
Dùng đám mây thì có cần sao lưu riêng không?
Nên có. Dữ liệu bị xoá nhầm vẫn là dữ liệu mất sau khi hết thời hạn lưu tạm của nhà cung cấp.
Tên miền email nên để tên ai?
Tên công ty. Không để tên nhân viên hay bên làm website, vì tên miền là tài sản gốc của toàn bộ hệ thống email.