Mua bao nhiêu CAL cho Windows Server? Cách đếm đúng User CAL và Device CAL

Câu hỏi này thường xuất hiện đúng vào lúc khó chịu nhất: báo giá máy chủ đã gửi lên sếp, sếp hỏi lại “sao có thêm dòng CAL, cái này là gì, bỏ được không”. Bài này trả lời để anh chị có con số đưa thẳng vào bảng dự toán.

CAL không phải là phần mềm

Đây là chỗ gây nhầm nhiều nhất. Mua CAL xong không có gì để cài, không có đĩa, không có file tải về. CAL (Client Access License) là quyền truy cập — Microsoft yêu cầu mỗi người hoặc mỗi thiết bị truy cập vào máy chủ phải có một giấy phép truy cập.

Máy chủ không kiểm tra, không chặn, không báo lỗi khi thiếu CAL. Vấn đề chỉ hiện ra khi có người hỏi giấy tờ. Vì thế câu “máy chủ chạy tốt mà, cần gì CAL” là đúng về kỹ thuật và sai về pháp lý.

Giấy phép máy chủ và CAL là hai khoản tiền tách rời

Windows Server bản Standard và Datacenter đều cấp phép theo số nhân xử lý (core) của máy. Đó là khoản thứ nhất, trả cho việc chạy hệ điều hành.

CAL là khoản thứ hai, trả cho việc có người dùng nó. Mua đủ core không miễn được CAL, và cả Standard lẫn Datacenter đều yêu cầu CAL như nhau — điểm khác biệt giữa hai bản nằm ở quyền chạy máy ảo, không nằm ở CAL.

User CAL hay Device CAL: chọn cái rẻ hơn

Chỉ có hai loại, và cách chọn nằm gọn trong một phép so sánh:

• User CAL — cấp cho một người. Người đó dùng bao nhiêu thiết bị cũng được: máy bàn ở công ty, laptop mang về nhà, điện thoại.
• Device CAL — cấp cho một thiết bị. Bao nhiêu người ngồi vào máy đó cũng được.

Đếm số người, đếm số thiết bị, bên nào ít hơn thì mua loại đó. Chỉ vậy.

Bốn tình huống có lời giải bằng số

Tình huống thứ tư là chỗ hay mua thừa nhất. CAL đếm theo người truy cập máy chủ, không đếm theo quân số công ty. Nếu bộ phận sản xuất không đụng đến máy chủ thì không cần CAL cho họ. Ngược lại, một nhân viên thời vụ chỉ vào máy chủ vài lần vẫn phải có CAL.

Remote Desktop là giấy phép thứ ba

Nếu nhân viên đăng nhập từ xa vào máy chủ để chạy phần mềm trên đó, cần thêm RDS CAL — mua thêm chứ không thay thế CAL thường. Một người dùng Remote Desktop cần cả CAL thường lẫn RDS CAL.

RDS CAL cũng có hai dạng theo người và theo thiết bị, cách chọn giống hệt phép so sánh ở trên. Microsoft cho phép chạy thử 120 ngày không cần máy chủ cấp phép; hết thời gian đó mà chưa có RDS CAL hợp lệ thì người dùng không đăng nhập được nữa. Đây là lúc nhiều công ty mới phát hiện ra mình thiếu giấy phép.

CAL phải khớp phiên bản máy chủ

Bẫy hay gặp khi nâng cấp: CAL đời mới dùng được cho máy chủ đời cũ, nhưng CAL đời cũ không dùng được cho máy chủ đời mới.

Nghĩa là nâng máy chủ từ 2022 lên 2025 thì phải nâng cả bộ CAL. Khoản này nên tính vào dự toán nâng cấp ngay từ đầu, đừng để phát sinh giữa chừng khi đã ký hợp đồng.

SQL Server tính khác

Nếu máy chủ còn chạy SQL Server thì đó là một hệ giấy phép riêng nữa, không liên quan đến CAL của Windows Server. SQL Server có hai cách cấp phép — theo core, hoặc theo Server + CAL — và cách chọn phụ thuộc vào việc có bao nhiêu người dùng cơ sở dữ liệu. Chúng tôi sẽ có bài riêng cho phần này.

Mua thiếu CAL thì sao

Không có gì xảy ra ngay. Máy chủ vẫn chạy, người dùng vẫn vào được. Rủi ro chỉ hiện ra khi có kiểm tra, hoặc khi công ty cần chứng minh hồ sơ với đối tác, ngân hàng, hay bên mua lại doanh nghiệp. Lúc đó khoản chênh lệch vài triệu tiền CAL trở thành khoản phải giải trình.

Xem thêm: Hoá đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?

Tóm lại

1. Giấy phép máy chủ (theo core) và CAL là hai khoản riêng, phải mua cả hai.
2. Đếm người và đếm thiết bị, bên nào ít hơn thì mua loại CAL đó.
3. Chỉ đếm người thật sự truy cập máy chủ, không đếm cả công ty.
4. Dùng Remote Desktop thì cộng thêm RDS CAL.
5. Nâng cấp máy chủ thì nâng cả CAL.

Nếu chưa chắc công ty mình cần bao nhiêu CAL, gọi 1900 9460 đọc số người và số máy, chúng tôi đếm giúp và báo giá kèm hoá đơn VAT. Xem sản phẩm tại mục Hệ điều hành & Server.