Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không có dòng ngân sách riêng cho “phần mềm bản quyền” — chi phí này thường bị gộp chung vào mục thiết bị văn phòng, đến khi phát sinh mới xin duyệt từng lần. Cách làm này khiến chi phí luôn bị động và khó kiểm soát. Bài này hướng dẫn cách lập một bảng dự trù ngân sách phần mềm theo năm, đơn giản và dễ áp dụng.
Vì sao nên lập ngân sách riêng thay vì chi phát sinh
- Biết trước khoản chi thay vì bị động khi các gói thuê bao đến hạn cùng lúc.
- Dễ so sánh giữa các năm để biết chi phí phần mềm đang tăng hay giảm theo quy mô nhân sự.
- Tránh gián đoạn công việc vì quên gia hạn — nhiều trường hợp mất dữ liệu tạm thời hoặc gián đoạn truy cập chỉ vì không ai để ý ngày hết hạn.
Ba nhóm chi phí cần tách riêng
- Chi phí cố định hàng năm: các gói thuê bao đã có (Microsoft 365, diệt virus, phần mềm chuyên ngành theo năm). Khoản này gần như chắc chắn lặp lại.
- Chi phí một lần: license vĩnh viễn mua khi có máy mới hoặc nhân sự mới, không lặp lại hàng năm nhưng cần dự trù theo kế hoạch tuyển dụng hoặc mua sắm thiết bị.
- Chi phí dự phòng phát sinh: phần mềm cần mua gấp khi có yêu cầu đột xuất từ khách hàng hoặc dự án mới. Nên để một khoản dự phòng khoảng 10-15% tổng ngân sách phần mềm cho nhóm này.
Cách ước tính cho doanh nghiệp nhỏ
Cách đơn giản nhất là liệt kê theo đúng danh sách phần mềm đang dùng, ghi rõ chu kỳ thanh toán (tháng/năm/một lần) và ngày hết hạn của từng khoản. Nếu công ty chưa có danh sách này, có thể bắt đầu từ danh sách phần mềm cần mua theo quy mô công ty để đối chiếu xem đang thiếu hay dư ở nhóm nào.
Với công ty đã hoạt động vài năm, nên lấy số liệu chi thực tế của năm trước làm mốc, rồi cộng thêm phần tăng theo kế hoạch nhân sự năm nay — ví dụ tuyển thêm 5 người thì cộng thêm 5 license Microsoft 365 và 5 giấy phép diệt virus vào ngân sách.
Thời điểm nên rà soát ngân sách trong năm
- Đầu năm tài chính: lập dự trù tổng thể cho cả năm dựa trên kế hoạch nhân sự và dự án.
- Giữa năm: đối chiếu lại số đã chi so với dự trù, điều chỉnh nếu có tuyển dụng ngoài kế hoạch.
- Trước mỗi đợt gia hạn thuê bao lớn (thường vào cùng một mốc nếu mua cùng thời điểm): kiểm tra lại số lượng người dùng thực tế, tránh gia hạn dư cho tài khoản của người đã nghỉ việc.
Việc kiểm tra tài khoản của nhân viên nghỉ việc trước khi gia hạn cũng giúp tránh trả tiền cho license không còn ai dùng — xem checklist bàn giao khi nhân viên nghỉ việc.
Cách tối ưu chi phí mà không cắt giảm sai chỗ
- Mua đúng gói theo nhu cầu công việc, không mua gói cao nhất cho tất cả để “an toàn”. Xem cách chọn giữa các gói Microsoft 365.
- Cân nhắc mua số lượng lớn nếu công ty có từ vài chục license trở lên. Xem ba cách mua bản quyền số lượng lớn.
- Chọn vĩnh viễn cho phần mềm ít thay đổi để giảm chi phí lặp lại hàng năm. Xem cách chọn giữa bản quyền vĩnh viễn và thuê bao.
Câu hỏi thường gặp
Công ty dưới 10 người có cần lập ngân sách riêng cho phần mềm không?
Nên có, dù đơn giản chỉ là một bảng tính liệt kê tên phần mềm, chi phí và ngày hết hạn. Quy mô nhỏ càng dễ quên gia hạn vì không có ai chuyên trách theo dõi việc này.
Nên dự trù ngân sách phần mềm bằng bao nhiêu phần trăm doanh thu?
Không có tỷ lệ cố định đúng cho mọi ngành, nhưng nên tính theo số lượng máy và người dùng thực tế thay vì áng chừng theo doanh thu, để tránh dự trù sai quá xa so với nhu cầu thật.
Có nên gộp chung ngân sách phần mềm với ngân sách thiết bị (máy tính, máy in)?
Nên tách riêng. Thiết bị là chi phí một lần dùng nhiều năm, còn phần lớn phần mềm là chi phí lặp lại hàng năm — gộp chung sẽ khó theo dõi khoản nào đang tăng.
Nếu bạn cần một bảng tổng hợp chi phí phần mềm hiện tại của công ty để làm cơ sở lập ngân sách năm sau, gửi cho chúng tôi danh sách phần mềm đang dùng để được hỗ trợ tổng hợp.