Microsoft 365 Business Basic, Standard hay Premium: chọn theo việc chứ không theo giá

Ba gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp — Business Basic, Business Standard, Business Premium — khác nhau ở đúng ba điểm. Nắm được ba điểm đó thì chọn xong trong năm phút, không cần đọc bảng so sánh mấy chục dòng.

Ba khác biệt, không nhiều hơn

1. Basic: email tên miền công ty, họp trực tuyến, lưu trữ đám mây. Office chỉ chạy trên trình duyệt và điện thoại, không cài được lên máy tính.
2. Standard: mọi thứ của Basic, cộng thêm bộ Office cài lên máy — Word, Excel, PowerPoint, Outlook chạy như phần mềm bình thường.
3. Premium: mọi thứ của Standard, cộng thêm phần quản trị và bảo mật — quản lý thiết bị, xoá dữ liệu công ty từ xa khi máy mất, chống thư giả mạo nâng cao, đặt quyền truy cập theo vai trò.

Ba chân dung doanh nghiệp và gói phù hợp

Công ty thương mại 8 người

Việc chính là gửi báo giá, nhận đơn, trao đổi với nhà cung cấp. Excel dùng ở mức bảng tính đơn giản. Nhân viên đã quen làm trên điện thoại.

Chọn Basic. Cái họ thật sự cần là email tên miền công ty thay cho Gmail cá nhân — riêng điều đó đã thay đổi cách khách hàng nhìn doanh nghiệp. Bộ Office bản trình duyệt đủ cho công việc của họ.

Công ty thiết kế hoặc kế toán 20 người

Excel dùng nặng: hàm phức tạp, bảng nhiều nghìn dòng, liên kết file. Word dùng để làm hồ sơ thầu có định dạng chặt. Làm việc chủ yếu trên máy tính, thường xuyên offline khi đi hiện trường.

Chọn Standard. Bản trình duyệt không chạy được macro, xử lý file lớn chậm, và không dùng được khi mất mạng. Đây là trường hợp bắt buộc phải có Office cài máy.

Công ty giữ dữ liệu khách hàng

Ví dụ: phòng khám, công ty bảo hiểm, đơn vị tư vấn tài chính. Nhân viên mang laptop ra ngoài, có dữ liệu cá nhân của khách trong máy.

Chọn Premium. Điểm quyết định là khả năng xoá dữ liệu công ty từ xa khi máy bị mất, và đặt điều kiện đăng nhập. Nếu doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, khoản chênh lệch giữa Standard và Premium là bảo hiểm rẻ.

Trộn gói trong cùng công ty — được và nên

Đây là điều nhiều người không biết: không bắt buộc cả công ty dùng chung một gói. Một công ty 20 người hoàn toàn có thể mua 6 Standard cho bộ phận nghiệp vụ, 12 Basic cho bộ phận kho và bán hàng, 2 Premium cho ban giám đốc.

Cách tính đúng là đi từng người và hỏi hai câu: người này có cần Office cài trên máy không? và máy của người này có dữ liệu nhạy cảm mang ra ngoài không? Trả lời xong là ra gói.

Ba chỗ hay tính nhầm

• Mua Standard cho tất cả cho gọn. Với công ty 20 người mà chỉ 6 người thật sự cần Office cài máy, đây là khoản lãng phí lặp lại mỗi năm.
• Mua Basic rồi mua thêm Office bản lẻ. Cộng lại thường đắt hơn Standard, mà lại không có quyền cài trên nhiều thiết bị.
• Quên tính người nghỉ việc. Giấy phép Microsoft 365 gán cho người, thu hồi và gán lại được. Nhiều công ty trả tiền cho tài khoản của người đã nghỉ vài tháng. Xem Nhân viên nghỉ việc: checklist bàn giao Microsoft 365, email và dữ liệu.

Còn bản Family và Personal thì sao

Không dùng cho công ty được — đó là bản cho hộ gia đình, không có email tên miền riêng, không có công cụ quản trị, và điều khoản sử dụng không cho phép dùng cho mục đích kinh doanh. Chi tiết tại Microsoft 365 Family hay Business: chọn gì khi dùng cho công việc?

Mua đứt hay thuê bao

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa Microsoft 365 (trả theo năm) và Office mua một lần, đó là câu hỏi khác và đã có bài riêng: Microsoft 365 hay Office 2024 mua một lần: nên chọn loại nào?

Cần rà theo danh sách nhân sự để ra đúng số lượng từng gói, gọi 1900 9460. Xem sản phẩm tại mục Microsoft 365 & Office.