Câu chuyện quen thuộc: công ty thiết kế 6 người, mỗi người tự mua một gói Adobe bằng tài khoản cá nhân, công ty chuyển khoản lại. Đến khi một bạn nghỉ việc, tài khoản đi theo bạn ấy — cùng với file lưu trên đám mây và cả phần thời hạn công ty đã trả tiền.
Đây chính là điểm khác biệt lớn nhất giữa bản cá nhân và bản for teams.
Ghế (seat) là gì và vì sao nó đổi cách quản lý
Bản for teams không bán theo tài khoản mà bán theo ghế. Công ty mua 6 ghế, rồi người quản trị gán ghế cho ai tuỳ ý qua bảng điều khiển quản trị. Gán được thì thu hồi được.
Bản cá nhân thì ngược lại: gói gắn chặt với tài khoản Adobe của người mua. Công ty trả tiền nhưng không đứng tên và không kiểm soát được.
Nhân viên nghỉ việc: hai kịch bản
| Bản cá nhân | Bản for teams | |
|---|---|---|
| Ai đứng tên | Nhân viên | Công ty |
| Khi nghỉ việc | Gói đi theo người | Thu hồi ghế, gán cho người mới |
| File trên đám mây | Nằm trong tài khoản cá nhân | Chuyển giao được cho người kế nhiệm |
| Phần thời hạn còn lại | Mất | Giữ nguyên, dùng tiếp |
| Hoá đơn | Tên cá nhân hoặc thẻ cá nhân | Hoá đơn VAT tên công ty |
Với công ty thay nhân sự hai lần một năm, riêng khoản “mất phần thời hạn còn lại” đã đủ bù chênh lệch giá.
Hoá đơn và hồ sơ — điểm khác biệt cho kế toán
Bản cá nhân thanh toán bằng thẻ của nhân viên rồi công ty hoàn lại là một khoản chi khó hạch toán: hoá đơn không mang tên công ty, không có mã số thuế, và về nguyên tắc phần mềm đó không thuộc tài sản của công ty.
Bản for teams mua qua đại lý trong nước cho hoá đơn VAT đứng tên công ty và hợp đồng kinh tế nếu cần — đủ điều kiện đưa vào chi phí và đủ giấy tờ khi cần chứng minh. Xem thêm Hoá đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?
Chuyển từ bản cá nhân sang for teams: mất gì, giữ gì
- File làm việc: không mất. File nằm trên máy hoặc trên ổ đĩa mạng của công ty không bị ảnh hưởng.
- File lưu trên đám mây Adobe của tài khoản cá nhân: cần tải về hoặc chuyển sang tài khoản mới trước khi ngừng gói cũ.
- Thiết lập cá nhân, brush, preset: nên xuất ra file trước khi đổi tài khoản.
- Phần thời hạn còn lại của gói cá nhân: thường không hoàn được, nên canh chuyển vào lúc gói cũ sắp hết hạn.
Cách làm gọn nhất: chờ gói cá nhân còn khoảng một tháng, mua ghế for teams, gán ghế, để nhân viên đăng nhập tài khoản công ty và tự chuyển dữ liệu trong tháng đó, rồi mới dừng gói cũ.
Bao nhiêu ghế là đủ
Đếm số người thật sự mở phần mềm để làm việc, không đếm cả phòng. Người chỉ xem file PDF không cần ghế Acrobat Pro — bản đọc miễn phí đủ dùng. Người chỉ duyệt bản thiết kế cũng không cần ghế đầy đủ.
Với nhóm dùng theo mùa vụ, ghế có thể gán và thu hồi trong năm, nên không cần mua dư phòng.
Chọn gói theo phần mềm hay gói tất cả ứng dụng
Nếu cả nhóm chỉ dùng một hai phần mềm cố định — ví dụ chỉ Photoshop và Illustrator — gói theo từng ứng dụng rẻ hơn. Nếu công việc chạy qua nhiều phần mềm và thay đổi theo dự án, gói tất cả ứng dụng thường hợp lý hơn tính trên đầu người.
Với riêng Acrobat, doanh nghiệp cần cân nhắc: nếu chỉ cần ký số, tạo và chỉnh sửa PDF cơ bản thì có những lựa chọn khác rẻ hơn đáng kể mà vẫn có bản quyền và hoá đơn đầy đủ.
Cần đếm ghế và báo giá theo đúng số người dùng thật, gọi 1900 9460. Xem sản phẩm tại mục Ứng dụng chuyên ngành.
Hỏi nhanh đáp gọn
Adobe for teams khác bản cá nhân thế nào?
Bản for teams bán theo ghế và do công ty đứng tên, người quản trị gán hoặc thu hồi ghế được. Bản cá nhân gắn với tài khoản của người mua, công ty không kiểm soát.
Nhân viên nghỉ việc thì gói Adobe xử lý ra sao?
Với bản for teams, quản trị viên thu hồi ghế và gán cho người mới, phần thời hạn còn lại giữ nguyên. Với bản cá nhân, gói đi theo người nghỉ việc.
Mua Adobe for teams có hoá đơn VAT không?
Có. Mua qua đại lý trong nước cho hoá đơn VAT đứng tên công ty và hợp đồng kinh tế nếu cần.
Chuyển từ bản cá nhân sang for teams có mất file không?
File trên máy và trên ổ đĩa công ty không bị ảnh hưởng. File lưu trên đám mây của tài khoản cá nhân cần tải về hoặc chuyển sang tài khoản mới trước khi ngừng gói cũ.
Nên mua bao nhiêu ghế Adobe?
Đếm số người thật sự mở phần mềm để làm việc. Người chỉ xem hoặc duyệt file không cần ghế đầy đủ.