Công ty mới thành lập cần mua sẵn những phần mềm bản quyền nào

Công ty vừa có giấy phép kinh doanh, sắp mua máy, và câu hỏi đầu tiên là: phần mềm thì mua gì, mua bao nhiêu, và cái nào để sau cũng được. Bài này là danh sách theo quy mô, kèm thứ tự ưu tiên khi tiền có hạn.

Bốn nhóm không thể thiếu

1. Hệ điều hành cho mỗi máy. Không có thì không có gì chạy được, và đây cũng là thứ bị hỏi giấy tờ đầu tiên.
2. Bộ văn phòng và email tên miền công ty. Email dạng [email protected] thay cho Gmail cá nhân là thứ khách hàng nhìn thấy ngay.
3. Diệt virus cho toàn bộ máy.
4. Phần mềm chuyên ngành theo đúng nghề: kế toán, thiết kế, quản lý bán hàng.

Danh sách theo quy mô

Công ty 5 người

• 5 giấy phép hệ điều hành — mua kèm máy mới thì rẻ nhất.
• 5 tài khoản Microsoft 365 Business Basic; nâng lên Standard cho một hai người dùng Excel nặng.
• Diệt virus: ở quy mô này bản nhiều thiết bị vẫn hợp lý.
• Phần mềm chuyên ngành: mua đúng số người dùng, không mua dư.

Công ty 20 người

• 20 giấy phép hệ điều hành.
• Trộn gói Microsoft 365: Basic cho kho và bán hàng, Standard cho nghiệp vụ. Xem cách chọn ba gói.
• Diệt virus bản doanh nghiệp có bảng điều khiển tập trung — từ mốc này trở đi việc quản lý mới là phần đáng tiền. Xem so sánh bản gia đình và bản doanh nghiệp.
• Phần mềm PDF cho nhóm hành chính và kế toán, không mua cho cả công ty. Xem cách đếm.

Công ty 50 người trở lên

• Bắt đầu cần máy chủ: lưu dữ liệu tập trung, phân quyền, sao lưu. Kéo theo giấy phép Windows Server và CAL. Xem cách đếm CAL và chọn Standard hay Datacenter.
• Chuyển sang mua theo số lượng để có hồ sơ tập trung. Xem ba cách mua.
• Cân nhắc gói Microsoft 365 Premium cho nhóm giữ dữ liệu nhạy cảm.

Thứ tự ưu tiên khi ngân sách hạn chế

Nếu không thể mua hết một lần, đây là thứ tự nên đi:

1. Hệ điều hành. Nền của mọi thứ, và là thứ đầu tiên bị hỏi.
2. Email tên miền công ty. Rẻ, và ảnh hưởng trực tiếp đến cách khách hàng nhìn doanh nghiệp.
3. Diệt virus. Một lần dính mã hoá dữ liệu là mất nhiều hơn tiền phần mềm nhiều lần.
4. Phần mềm chuyên ngành cho người trực tiếp làm ra doanh thu.
5. Phần còn lại — mua dần theo quý.

Ba thứ chưa cần mua trong năm đầu

• Máy chủ, nếu dưới 20 người và dữ liệu đã để trên đám mây.
• Gói bảo mật cao cấp, nếu chưa có dữ liệu khách hàng nhạy cảm.
• Phần mềm PDF cho toàn bộ nhân viên — bản đọc miễn phí đủ cho đa số.

Làm hồ sơ ngay từ đầu để sau đỡ khổ

Đây là lời khuyên quan trọng nhất trong bài. Ngay từ hoá đơn đầu tiên, lập một file duy nhất ghi: tên phần mềm, số lượng, ngày mua, ngày hết hạn, số hoá đơn, máy nào đang dùng.

Công ty ba năm tuổi mà không có file này thường mất vài tuần để dựng lại, và thường phát hiện ra vài giấy phép đã mua bằng tài khoản cá nhân của người đã nghỉ việc. Xem Hoá đơn và hồ sơ bản quyền phần mềm: doanh nghiệp nhỏ cần lưu gì?

Một lưu ý về máy mua sẵn

Máy mới mua thường có sẵn hệ điều hành bản quyền — nhưng cần kiểm tra đúng, vì có nơi bàn giao máy đã cài bản không hợp lệ. Cách kiểm tra: Cách kiểm tra Windows 11 đã kích hoạt và có nguồn gốc rõ ràng và 8 điều cần kiểm tra khi mua máy mới.

Cần một danh sách và báo giá theo đúng quy mô công ty mình, gọi 1900 9460. Xem toàn bộ sản phẩm tại Danh mục phần mềm.